Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Parlak Stok Sayım Ve İnsan Kaynakları Danışmanlık Hizmetleri Anonim Şirketi

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA

ve

İMHA POLİTİKASI

İçindekiler

1. GİRİŞ

1.1 Amaç

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Parlak Stok Sayım Ve İnsan Kaynakları Danışmanlık Hizmetleri Anonim Şirketi tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Ayrıca bu Politikanın amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a (Kanun) dayalı olarak çıkarılmış bulunan ve 30224 sayılı ve 28.10.2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 5. ve 6. maddeleri gereğince; kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yükümlülüklerin ve Yönetmelik’te belirtilen sair yükümlülüklerin yerine getirilmesi için uygulanacak kuralları belirlemektir.

Şirket çalışanları, çalışan yakınları, çalışan adayları, eğitmen, müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, hizmet ve ürün sağlayıcıları, ziyaretçilere (“İlgili Kişi”) ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan bu politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2 Kapsam
İlgili kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

Şirket : Parlak Stok Sayım Ve İnsan Kaynakları Danışmanlık Hizmetleri Anonim Şirketi

Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı,

dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Şirketin tüm çalışanları, Politika kapsamında kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu ekiplere destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

Tablo 1: Kişisel veri saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

3. KAYIT ORTAMLARI

İlgili kişilere ait kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda KVKK hükümleri, ilgili mevzuatlar ve uluslararası veri güvenliği hususları dikkate alınarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından; ilgili kişilere ait kişisel veriler kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda yer verilmiştir.

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış,

Kanunun 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin;

• • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,

  • Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

  • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi ilkelerine uygun olması gerektiği belirtilmiştir.

Kanunun 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işlenme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Şirket faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre uygun süre kadar saklanır.

4.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

İlgili kişilere ait kişisel verileri saklamayı gerektiren sebepler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,

• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

• 4857 sayılı İş Kanunu,

• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu,

• 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,

• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu,

• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,

• Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

fiziki veya elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatlarda belirtilen sınırlar çerçevesinde saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuat Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

• Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

• Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi.

4.3 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• Kişisel verilerin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,

• Veri sorumlusunu, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1 İdari Tedbirler

Şirket tarafından alınan idari tedbirler:

• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.

• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

5.2 Teknik Tedbirler

Şirket tarafından alınan teknik tedbirler:

• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.

• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

• Sızma testi uygulanmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

Kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo-4’te verilen yöntemlerle yok edilir.

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

KVKK’nın 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

yer alır.

Saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

• Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir.

• Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;

  • Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Şirketin nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.

  • Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Şirket’in meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

  • Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Bilgi Teknolojileri Müdürü tarafından yerine getirilir.

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Kurumda her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

8. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI, SAKLANMASI ve GÜNCELLENMESİ

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda saklanır. Basılı kâğıt nüshası da İnsan Kaynakları Müdürlüğü dosyasında tutulur.

Politika, ihtiyaç duyulduğunda veya en az yılda bir defa gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

Şirket tarafından hazırlanan işbu Politika 05.04.2024 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.